Die Jahresabrechnung kommt nie pünktlich, Beschlüsse bleiben liegen, und die Verwaltung ist kaum erreichbar: Viele Eigentümergemeinschaften wollen ihre Hausverwaltung loswerden, wissen aber nicht, wie das rechtssicher geht. Seit der WEG-Reform ist der Weg einfacher als oft angenommen. Entscheidend ist, zwei Dinge auseinanderzuhalten: die Abberufung des Verwalters und das Ende des Verwaltervertrags. Dieser Ratgeber zeigt den Ablauf vom Antrag bis zur Übergabe der Unterlagen, und was gilt, wenn umgekehrt die Verwaltung kündigt.
Das Wichtigste im Überblick
- Die Eigentümer können ihren Verwalter jederzeit abberufen, ohne wichtigen Grund und mit einfacher Mehrheit (§ 26 Abs. 3 Satz 1 und § 25 Abs. 1 WEG).
- Klauseln im Verwaltervertrag oder in der Gemeinschaftsordnung, die die Abberufung erschweren, sind unwirksam (§ 26 Abs. 5 WEG).
- Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung automatisch (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG); früher endet er nur durch ordentliche oder fristlose Kündigung.
- Gegenüber dem Verwalter vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein ermächtigter Eigentümer die Gemeinschaft, er erklärt also die Kündigung (§ 9b Abs. 2 WEG).
- Beschließen Sie Abberufung, Vertragsende, neue Verwaltung und Übergabe in einer Versammlung; unser kostenloses Muster enthält alle vier Beschlüsse und das Kündigungsschreiben.
Abberufung und Kündigung: zwei verschiedene Schritte
Wer „die Hausverwaltung kündigen“ will, muss in einer Eigentümergemeinschaft zwei Ebenen unterscheiden:
| Abberufung | Verwaltervertrag | |
|---|---|---|
| Was endet? | das Amt als Verwalter | der Vertrag über Leistungen und Vergütung |
| Rechtsgrundlage | § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG | Vertrag, § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG, BGB |
| Voraussetzung | Beschluss, kein Grund nötig | Ablauf, ordentliche oder fristlose Kündigung |
| Wann wirksam? | zum beschlossenen Zeitpunkt | spätestens sechs Monate nach der Abberufung |
Nach der Kommentierung bei Haufe gilt die sogenannte Trennungstheorie: Abberufung und Kündigung des Vertrags sind zu trennen, auch wenn sie meist zusammen beschlossen werden. Mit der Abberufung verliert der Verwalter seine Befugnisse; der Vertrag und damit der Vergütungsanspruch können noch eine Weile weiterlaufen.
Abberufung: jederzeit und ohne Grund
Über die Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG). Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Einen wichtigen Grund brauchen Sie dafür nicht, und davon kann nicht abgewichen werden (§ 26 Abs. 5 WEG). Steht in Ihrem Verwaltervertrag, dass eine Abberufung nur aus wichtigem Grund möglich sei, ist das seit der Reform vom 1. Dezember 2020 ohne Wirkung.
Für den Beschluss genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Eine bestimmte Begründung ist rechtlich nicht nötig. Für die Versammlung ist eine kurze Begründung trotzdem sinnvoll, damit unentschlossene Eigentümer wissen, warum der Wechsel ansteht.
Praxis-Tipp: Sichern Sie die neue Verwaltung, bevor Sie die alte abberufen. Sonst steht die Gemeinschaft ohne Verwalter da, und gerade kleine Gemeinschaften finden oft nicht schnell eine neue.
Was passiert mit dem Verwaltervertrag?
Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Nach der Kommentierung bei Haufe geschieht das automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Daneben gibt es zwei Wege, den Vertrag früher zu beenden:
Ordentliche Kündigung: Der Vertrag kann mit den gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten kürzeren Fristen gekündigt werden. Schauen Sie in Ihren Verwaltervertrag; endet er nach der vereinbarten Frist früher als sechs Monate nach der Abberufung, lohnt die Kündigung.
Fristlose Kündigung aus wichtigem Grund: Liegt ein wichtiger Grund vor, kann der Vertrag fristlos gekündigt werden; er endet dann mit Zugang der Kündigung beim Verwalter (Haufe). Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn die Fortsetzung des Vertrags bis zum Ablauf der Kündigungsfrist unter Abwägung aller Umstände nicht zugemutet werden kann (§ 626 Abs. 1 BGB). Das kann bei schweren Pflichtverletzungen der Fall sein. Kündigen Sie vorsorglich innerhalb von zwei Wochen, nachdem die Gemeinschaft von den Gründen erfahren hat (§ 626 Abs. 2 BGB), und erklären Sie hilfsweise die ordentliche Kündigung.
Praxis-Tipp: Benennen Sie die Gründe für eine fristlose Kündigung im Beschluss konkret, mit Datum. Allgemeine Unzufriedenheit reicht nicht. Für die bloße Abberufung brauchen Sie dagegen gar keinen Grund.
So kommt der Verwalterwechsel auf die Tagesordnung
Ein Beschluss ist nur gültig, wenn der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist (§ 23 Abs. 2 WEG). Abberufung, Kündigung und Neubestellung müssen also ausdrücklich in der Einladung stehen. Das Problem: Einberufen muss in der Regel der Verwalter selbst.
- Einberufungsverlangen: Der Verwalter muss eine Versammlung einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG).
- Wenn der Verwalter sich weigert: Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, kann die Versammlung auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden (§ 24 Abs. 3 WEG).
- Frist: Die Einberufungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern nicht ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt (§ 24 Abs. 4 WEG).
- Umlaufbeschluss: Ohne Versammlung ist ein Beschluss nur gültig, wenn alle Wohnungseigentümer in Textform zustimmen (§ 23 Abs. 3 WEG). Für einen Verwalterwechsel klappt das nur in kleinen, einigen Gemeinschaften.
Für das Verlangen gibt es eine Vorlage: Muster an den Verwalter zur Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung.
Wer erklärt die Kündigung?
Gegenüber dem Verwalter wird die Gemeinschaft durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen durch Beschluss dazu ermächtigten Wohnungseigentümer vertreten (§ 9b Abs. 2 WEG). Der Verwalter kann die Gemeinschaft ja nicht gegenüber sich selbst vertreten.
Beschließen Sie deshalb gleich mit, wer die Kündigung erklärt, den neuen Verwaltervertrag unterschreibt und die Übergabe entgegennimmt. Schicken Sie die Kündigung auf einem Weg, mit dem Sie den Zugang nachweisen können, und legen Sie einen Auszug aus dem Versammlungsprotokoll bei.
Die neue Verwaltung bestellen
Die Bestellung kann auf höchstens fünf Jahre vorgenommen werden, im Fall der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Jeder Eigentümer kann die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen; das gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung, außer in kleinen Gemeinschaften unter den Voraussetzungen des § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG. Zertifizierter Verwalter ist, wer vor einer Industrie- und Handelskammer eine entsprechende Prüfung bestanden hat (§ 26a Abs. 1 WEG). Mehr dazu im Beitrag Zertifizierter Verwalter.
Holen Sie mehrere Angebote ein und vergleichen Sie Leistungen, Grundvergütung und Sondervergütungen. Wie Sie Kandidaten prüfen und die Bestellung rechtssicher beschließen, erklärt unser Ratgeber Neue Hausverwaltung finden. Für die Anfrage gibt es das Muster Anfrage und Angebotsvergleich für die Verwalterwahl.
Übergabe: Pflichten des alten Verwalters
Der Verwaltervertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag. Die bisherige Verwaltung muss deshalb alles herausgeben, was sie zur Ausführung ihres Auftrags erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat (§ 675 Abs. 1 i. V. m. § 667 BGB). Dazu gehören insbesondere:
- Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Aufteilungspläne, Hausordnung und Beschluss-Sammlung
- Versammlungsniederschriften und die Eigentümerliste
- Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, Vermögensberichte und die Buchhaltung des laufenden Jahres mit Belegen
- Kontoauszüge, Bankvollmachten und eine Übersicht über alle Konten und Rücklagen
- Verträge mit Dienstleistern, Versicherern und Versorgern, Wartungs- und Prüfprotokolle
- offene Forderungen, Hausgeldrückstände und laufende Rechtsstreitigkeiten
- Schlüssel, Zugangsmittel und elektronisch gespeicherte Daten
Setzen Sie im Beschluss eine konkrete Frist und lassen Sie sich die Übergabe quittieren. Wer die Jahresabrechnung für das Jahr des Wechsels erstellen muss, hat der BGH entschieden; die Einzelheiten stehen im Beitrag Verwalterwechsel: Wer erstellt die Jahresabrechnung?.
Wenn die Verwaltung selbst kündigt
Auch der umgekehrte Fall kommt vor, gerade bei kleinen Gemeinschaften. Nach der Kommentierung bei Haufe kann der Verwalter sein Amt grundsätzlich jederzeit niederlegen; das Gesetz regelt die Amtsniederlegung nicht, sie ist aber allgemein anerkannt. Nach dem LG Karlsruhe genügt dafür eine formfreie, einseitige Erklärung gegenüber der Gemeinschaft (Urteil vom 11.12.2012, Az. 11 S 231/11).
Legt der Verwalter sein Amt zur Unzeit nieder, etwa wenn wichtige Verwaltungsaufgaben anstehen, und entsteht den Eigentümern dadurch ein Nachteil, kann er sich schadensersatzpflichtig machen (Haufe). Auch hier gilt die Trennung: Die Kündigung des Vertrags bedeutet nicht automatisch die sofortige Niederlegung des Amts.
Für die Gemeinschaft heißt das: schnell eine neue Verwaltung suchen. Hat die Gemeinschaft keinen Verwalter, wird sie durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG), und eine Versammlung kann der Beiratsvorsitzende oder ein ermächtigter Eigentümer einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). In kleinen Gemeinschaften kommt auch eine Selbstverwaltung in Betracht.
Muster: Abberufung und Kündigung der Hausverwaltung
Unser kostenloses Muster bereitet den kompletten Wechsel in einer Versammlung vor:
- Beschluss 1: Abberufung der bisherigen Verwaltung
- Beschluss 2: Beendigung des Verwaltervertrags, wahlweise ordentlich oder fristlos aus wichtigem Grund, mit Ermächtigung nach § 9b Abs. 2 WEG
- Beschluss 3: Bestellung der neuen Verwaltung und Abschluss des Verwaltervertrags
- Beschluss 4: Übergabe von Unterlagen, Konten und Schlüsseln mit Frist
- Anlage: Kündigungsschreiben an die bisherige Verwaltung
In der Word-Datei stehen alle Ausfüllhinweise als Randkommentare; mit „Alle Kommentare löschen“ ist das Dokument sauber. Das PDF enthält die Hinweise auf einer eigenen letzten Seite.
Muster Abberufung der Hausverwaltung, kostenlos als Word-Datei und PDF.
Häufige Fragen
Kann die WEG die Hausverwaltung jederzeit kündigen?
Abberufen ja: Der Verwalter kann jederzeit und ohne Grund mit einfacher Mehrheit abberufen werden (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG), früher nur durch ordentliche oder fristlose Kündigung.
Welche Mehrheit braucht die Abberufung des Verwalters?
Die Mehrheit der abgegebenen Stimmen in der Versammlung (§ 25 Abs. 1 WEG). Abweichende Regelungen sind unzulässig (§ 26 Abs. 5 WEG).
Muss die WEG nach der Abberufung weiter Verwaltervergütung zahlen?
Möglicherweise ja, bis der Vertrag endet. Der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung; kündigen Sie ihn zusätzlich, wenn er nach seinen Fristen früher endet, oder fristlos, wenn ein wichtiger Grund vorliegt.
Wer unterschreibt die Kündigung des Verwaltervertrags?
Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer (§ 9b Abs. 2 WEG).
Was tun, wenn der Verwalter keine Versammlung zur eigenen Abberufung einberuft?
Verlangen mehr als ein Viertel der Eigentümer die Einberufung in Textform, muss er einberufen (§ 24 Abs. 2 WEG). Weigert er sich pflichtwidrig, können der Beiratsvorsitzende, sein Vertreter oder ein ermächtigter Eigentümer einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG).
Muss der neue Verwalter zertifiziert sein?
Jeder Eigentümer kann die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Ausgenommen sind kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, wenn ein Eigentümer Verwalter ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Zertifizierung verlangt.
Quellen und Rechtsgrundlagen
- § 9b WEG (Vertretung der Gemeinschaft, auch gegenüber dem Verwalter)
- § 19 WEG (Anspruch auf zertifizierten Verwalter)
- § 23 WEG (Bezeichnung des Gegenstands, Umlaufbeschluss)
- § 24 WEG (Einberufung, Einberufungsverlangen, Frist)
- § 25 WEG (Mehrheit)
- § 26 WEG (Bestellung und Abberufung, Ende des Verwaltervertrags)
- § 26a WEG (Zertifizierter Verwalter)
- § 626 BGB (Kündigung aus wichtigem Grund, Zwei-Wochen-Frist)
- § 667 BGB und § 675 BGB (Herausgabepflicht bei Geschäftsbesorgung)
- Haufe: Kündigung von Verträgen (WEG) – Die Kündigung des Verwaltervertrags (automatisches Vertragsende, ordentliche und fristlose Kündigung, Trennungstheorie)
- Haufe: Amtsniederlegung (Niederlegung durch den Verwalter, Schadensersatz bei Niederlegung zur Unzeit; mit Verweis auf LG Karlsruhe, Urteil vom 11.12.2012, Az. 11 S 231/11)
